Arquivo Nacional

Circula na internet um abaixo-assinado encabeçado pela Associação de Arquivistas de São Paulo (ARQ-SP) contra o “desmonte do Arquivo Nacional”. De acordo com a petição, as medidas em curso na instituição “denotam objetivos claros e coerentes, pois contrariam as boas práticas da área de arquivo, as pesquisas realizadas pelas áreas técnicas e as recomendações e orientações emanadas da própria instituição, muitas das quais adotadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)”.

Uma das ações negativas em curso no AN apontadas pela Associação de Arquivistas seria a transferência do Rio de Janeiro para Brasília da Coordenação Geral de Gestão de Documentos e da coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da administração pública federal que “acarretará a dissociação entre as atividades de gestão e as atividades de arquivo permanente, fragilizando a instituição ao restringir a atribuição de sua sede, no Rio de Janeiro, à guarda de arquivos históricos”.

Ainda de acordo com a petição, a diretora-geral do Arquivo Nacional, a bibliotecária Neide de Sordi, que assumiu o cargo em fevereiro deste ano, informou aos servidores da instituição que o órgão está sob a intervenção do Ministério da Justiça e Segurança Pública, a quem está subordinado desde 2011.

“A par disso, vêm sendo anunciadas medidas que representam um retrocesso nas conquistas alcançadas nas últimas décadas e que, uma vez concretizadas, comprometerão de forma irreversível o cumprimento da missão institucional. Cabe ressaltar que o anúncio das medidas se dá num ambiente de ausência de diálogo com o corpo técnico e de justificativas embasadas em critérios técnicos, legais e administrativos”, diz a petição.

O Arquivo Nacional, que em 2018 completou 180, é um órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da administração pública federal, e tem por competência orientar os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal na implementação de programas de gestão de documentos, bem como fiscalizar a aplicação dos procedimentos e das operações técnicas referentes à produção, ao registro, à classificação, ao controle da tramitação, ao uso e à avaliação de documentos, entre outros.

Envolvido no clima político que culminou com o impeachment da ex-presidenta Dilma Rousseff, o Arquivo Nacional passou por uma série de reveses com seguidas trocas de diretores a partir de 2016. Os servidores da instituição também reivindicam um plano de carreira, a realização de eleições para o cargo de diretor e de concurso público, bem como a volta da entidade para a Casa Civil, onde o Arquivo estava subordinado antes de ir para o Ministério da Justiça.

Em contato com a Biblioo, Neide de Sordi rebateu as críticas e disse que “as mudanças em curso visam aperfeiçoar os serviços oferecidos pelo Arquivo Nacional em face dos desafios do tempo presente e, ainda, criar condições para que ele, de fato, exerça sua missão institucional com efetividade”. Segundo ela, “em lugar de ‘desmonte’, o que se busca é fortalecer a instituição”.

Abaixo a íntegra da nota da diretora do Arquivo Nacional enviado à Biblioo:

Em atenção ao abaixo assinado encabeçado pela Associação de Arquivistas de São Paulo – ARQ-SP, esclareço que as mudanças em curso visam aperfeiçoar os serviços oferecidos pelo Arquivo Nacional em face dos desafios do tempo presente e, ainda, criar condições para que ele, de fato, exerça sua missão institucional com efetividade. Em lugar de “desmonte”, o que se busca é fortalecer a instituição.

Nesse sentido, e considerando que as críticas devem são interpretadas pela gestão como uma oportunidade de apresentar esclarecimentos e demonstrar a transparência, passo a abordar individualmente os pontos do abaixo assinado:

1) Implantação do SEI

A implantação do SEI é uma determinação legal de 2015 e uma realidade já consolidada. O Arquivo Nacional simplesmente está dando cumprimento, com certo atraso, a decreto que determinou a implantação desse sistema em todos os órgãos da Administração Pública Federal (APF). A implantação de sistemas dessa natureza, aliás, é também uma tendência nacional. Em São Paulo, onde está sediada a associação promotora do abaixo assinado, o Arquivo do Estado optou, por exemplo, pela implantação do SIGA DOC, software gratuito desenvolvido pelo TRF da 2ª Região, que será utilizado pelos órgãos da administração pública estadual. No passado, cabe apontar, o mesmo SIGA DOC foi oferecido ao Arquivo Nacional que não demonstrou interesse em sua implantação. De toda forma, não há sistema perfeito, e o SEI passará por aperfeiçoamentos. A diferença é que agora o Arquivo Nacional passa a integrar a mesa de gestão do SEI com possibilidade de contribuir para a sua melhoria. Até a minha posse, em fins de março do corrente ano, o AN não enviava representantes para as reuniões mensais dessa mesa de gestão. Os desafios e melhorias são necessários; não apagam, contudo, os benefícios em transparência para a sociedade e agilidade para a administração que a utilização do sistema traz.

2) Tomada de decisões sem consulta aos técnicos

Não é verdade. A atual direção geral recebe e apresenta propostas, as discute e toma as decisões em conjunto com os coordenadores gerais do Arquivo Nacional; estes, por seu turno, discutem com suas equipes. São, além disso, frequentemente consultados técnicos especialistas da própria instituição ou de outros setores. Contudo, é importante registrar que a atual gestão não deixa de realizar ações que entende necessárias, muitas delas pactuadas com outros órgãos e instâncias de governo. Trata-se de um ônus de qualquer gestor público e de seus auxiliares. A implantação de serviços digitais, como a certidão on-line de custódia de processos no AN, semelhante às emitidas pela Receita Federal e tantos outros órgãos do Executivo e do Judiciário, é exemplo de ação a ser implantada e que vai ao encontro das diretrizes do Governo Digital.

3) Mudança do SIGA e da COGED

Transferir a Coordenação-Geral de Gestão de Documentos (COGED) para Brasília e incluir o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA) em sua estrutura são ações que visam melhorar e agilizar a prestação de serviços pelo Arquivo Nacional à Administração Pública Federal. O objetivo é ampliar o número de órgãos que possuem instrumentos de gestão documental aprovados pelo Arquivo Nacional. Passados quase 16 anos da criação do SIGA ainda são poucos os órgãos que dispõem desses instrumentos e muitos deles carecem de atualização em razão de mudanças na legislação. Os prazos para elaboração desses instrumentos costumam ser computados em anos, com muitas idas e vindas. A proximidade da COGED aos órgãos centrais da APF visa melhorar essa prestação de serviços, mas, também, tornar mais efetiva sua forma de atuação. O caminho é também reforçar o papel do Arquivo Nacional como órgão regulador e regulamentador, em face da impossibilidade de executar diretamente atividades e procedimentos operacionais da gestão de documentos. Ressalto que não ocorrerá dissociação entre o acervo permanente e as atividades de gestão, uma vez que a Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal também guarda acervo permanente e que não está em causa a extinção das atividades de gestão de documentos na sede. Tampouco está prevista a mudança de todos os servidores que atuam na atual estrutura da COGED para Brasília: 28 deles continuarão a trabalhar no Rio de Janeiro e a receber as suas respectivas gratificações, uma vez que o Rio de Janeiro abriga cerca de 300 órgãos e unidades de representação federais. Essa mudança visa dotar o Arquivo Nacional de um programa regular de recolhimento de documentos físicos e digitais. O recolhimento de documentos ao Arquivo Nacional tem sido eventual, sem regularidade. Destaque-se, ainda, que recebemos uma nova área física, anteriormente ocupada pela Imprensa Nacional, que irá ampliar a nossa capacidade de receber documentos físicos.

4) Aprovação de listagens de eliminação de documentos da APF pelo AN

Esta ação visa dar autonomia e maior responsabilidade aos órgãos. A aprovação das listagens é feita pelo Arquivo Nacional de maneira cartorial, com informações insuficientes para determinar o valor ponderal de cada um deles. Avaliação de documentos deve ser competência do órgão por meio do trabalho de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) que, efetivamente, funcionem. Só elas podem fazer a avaliação adequadamente, analisando in loco os documentos. As listagens enviadas ao Arquivo Nacional para a autorização de eliminação incluem, apenas, o número de classificação do conjunto documental, uma tipologia, um assunto genérico e uma data. São dados insuficientes para que se defina o valor dos documentos. Só possibilita saber se estão corretamente classificados na tabela do órgão. A comissão permanente de avaliação de documentos do órgão deve ser a responsável pela destinação final, preservando aqueles que, embora tenham cumprido a sua temporalidade, tenham valor permanente. No Judiciário, por exemplo, quando fizemos os normativos do PRONAME, instituímos um plano de guarda amostral para preservar conjuntos estatisticamente representativos do conjunto eliminado, além das instruções para que as CPADs possam “salvar” documentos por critérios subjetivos e únicos.  Também no Judiciário, os metadados de cada documento eliminado são preservados, de forma a possibilitar a emissão de certidões informando que o documento existiu, foi incluído em determinado edital de licitação e posteriormente eliminado. No Judiciário e no Legislativo, cada órgão tem a responsabilidade de fazer a sua avaliação de documentos e de recolhê-los ao arquivo permanente. Não estou defendendo que o Executivo tenha normativos idênticos, até porque são realidades distintas. Apenas entendo que o AN não deve continuar como co-responsável em um processo que ele não tem informações suficientes. A exigência de reanálise das listagens pelo Arquivo Nacional, inclusive com procedimentos anacrônicos de rubricar cada uma das páginas, não imprime qualidade final ao conjunto de documentos preservados. O interesse em preservar a sua memória é, antes de tudo, da própria instituição. O Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, deve regular e definir normas claras e objetivas de procedimentos e aprovar as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que integram o programa de gestão de documentos em cada órgão, cabendo às CPADs dos órgãos do SIGA, garantir o seu cumprimento na execução dos seus procedimentos.

5) Recebimento de arquivos privados pelo AN

Pretende-se estabelecer como requisito para o recebimento no Arquivo Nacional a prévia declaração de interesse público e social, cujo processo se inicia com proposição do (s) interessado (s) ao CONARQ, análise de comissão de especialistas e, por fim, publicação do ato legal, de declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional, conforme estabelece o art. 12 da Lei no 8.159/1991 combinado com o Decreto nº 4.073/2002. A exigência visa valorizar a competência legal do CONARQ, com a constituição de uma comissão técnica, de caráter permanente, para essa finalidade, e impedir o recebimento de arquivos privados de forma discricionária pelo Arquivo Nacional. A mudança proposta não irá tirar do Arquivo Nacional o poder de decidir sobre a entrada desses arquivos, apenas reforça o critério do interesse público e social previsto em legislação, cujo processo passa por análise do CONARQ.

Em síntese, muitas das reclamações são, na verdade, resistências às necessárias inovações.  O Arquivo Nacional e o Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP) estão comprometidos a trabalhar juntos com o Ministério da Economia para a ampliação da prestação de serviços pelo Arquivo Nacional às instituições da APF. Para tanto, o Arquivo Nacional tem recebido apoio e recursos financeiros do Ministério da Justiça e Segurança Pública para dar cumprimento a essa diretriz de governo. Com esse apoio, diversos projetos estão sendo desenvolvidos. Entre as iniciativas inovadoras, destaco a reformulação do Sistema de Informações do Arquivo Nacional – SIAN, a complementação do Programa AN Digital ( repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq) com o desenvolvimento dos módulos de captura de documentos do SIAN e dos SIGADs por meio de parceria com o IBICT; o desenvolvimento de sistema de governança para o SIGA; bem como o desenvolvimento de parceria com o IPEA de projeto para a construção de cenários prospectivos dos Arquivos da Administração Pública Federal, entre outras ações.